相信大家对知识产权管理都有一定的了解，今天小编就跟大家简单介绍下知识产权管理体系文件，包括文件的作用、步骤及其编制时的注意要点。
知识产权管理体系文件的作用：
（1）描述组织的管理体系；
（2）将管理者的承诺和要求传达给员工；
（3）提供做事的方法和路径；
（4）达到工作的一致性；
（5）提供表明已经满足要求的证据（各类记录）；
（6）为体系的持续改进提供依据等等。
编写知识产权管理体系文件时我们应该遵守以下五大原则：
（1）符合性原则：要符合标准及法律法规的相关要求；
（2）适宜性原则：要适合于组织的规模、产品性质、人员素质和管理现状等。
（3）有效性原则：要满足体系各相关方发展的需要；
（4）系统协调性原则：各级文件之间、同级中哥哥文件之间要相互协调、接口严密、不得互相矛盾，要体现文件及过程之前的相互关联和相互作用；
（5）可操作性原则：责任明确、过程明确且要具有很强的可操作性。
了解了知识产权管理体系文件的作用和编写原则以后，我们现在来看下文件编写的步骤和分工：
（1）制定方针目标：管理者负责组织制定本企业的知识产权方针和目标；
（2）收集法律法规：知识产权主管部门组织各部门收集与本企业管理活动有关的法律不法规，并列出目录；
（3）收集现有文件：知识产权主管部门组织各部门收集现有的各类管理文件、记录，并列入目录；
（4）分析识别过程：知识产权主管部门及各部门负责人共同分析、识别本企业管理体系所需的过程、子过程、微观过程等，并按照过程的从属关系和顺序绘制出过程流程图；
（5）列出文件清单：知识产权主管部门根据自身管理及其特点，以及标准的要求和法律法规的要求，列出所需编制文件的清单；
（6）制定编写计划：知识产权主管部门制定文件编写计划，进行编写分工，规定各部门编写要求；
（7）编写文件：各部门编写人员依据活动的结果编写文件，适宜时可利用和修订已收集的原有文件、记录；
（8）负责人审查：各部门负责人对本部门编写的文件，负责审查其符合性、适宜性、充分性及文件之间的一致性和协调性。
再跟大家简单说明下在文件编制过程中需要注意的事项：
（1）避免模板化：不能单纯为了贯标而贯标；
（2）文件编制要从实际出发，并且要考虑到认证范围、条款的删减问题；
（3）编制文件前要进行必要的培训，包括对标准的深入了解和关于体系文件的撰写等培训；
（4）对照标准要求，应关注有无缺漏项，与标准要求是否有偏离；
（5）编写文件的人员主要为企业人员，辅导机构可予以辅助；
（6）编写时间表，要有明确的时间结点、明确的计划、以及明确的任务委派；
（7）要满足企业知识产权管理目标的发展要求，与企业现行制度相契合、利用原有管理文件（包括记录文件）
